Vimexx: “BIT en wij zijn een match made in heaven”

Via een stagiair die ook stage had gelopen bij BIT, kwam Tom Denkers, directeur van webhoster Vimexx, in 2015 contact met BIT. Hij ging met hen in zee en daar heeft hij nog geen dag spijt gehad. “BIT past bij ons; we delen dezelfde filosofie. Ik zou zeggen: het is een match made in heaven.”

Strakke processen aan de achterkant, flexibel aan de voorkant

Op het moment dat Denkers klant werd, bestond Vimexx nog niet. Hij was destijds nog eigenaar van een ander bedrijf, dat dedicated servers verhuurde aan onder meer hostingpartijen. “Ik zag dat veel hostingbedrijven, zeker de partijen die zich op de massa richten met goedkope abonnementen, hun klanten totaal uit het oog verloren. Ze boden nauwelijks service. Maar als klanten een probleem hebben en daar een mail over sturen die onbeantwoord blijft, dan gaan ze daarna bellen. En nog eens bellen. Terwijl je het probleem misschien in een minuut kunt verhelpen. Daarom ben ik in Vimexx gestapt en heb ik dit bedrijf verder opgebouwd. Het is een hosting bedrijf dat service koppelt aan lage tarieven.”

Het geheim van dit businessmodel zijn hele strakke processen aan de achterkant, zodat Vimexx aan de voorkant, richting klanten, flexibel kan blijven. “We automatiseren alles wat we kunnen automatiseren. Alles zit in workflows, zodat onze processen super efficiënt zijn en onze mensen zich kunnen concentreren op de inhoud”, zegt Denkers. Daardoor kan Vimexx diensten bieden die andere webhosters niet bieden of slechts in uitgeklede vorm, zoals een verhuisservice.

Meedenken en zoeken naar mogelijkheden

Deze manier van werken en omgaan met klanten, vindt hij ook terug bij BIT. Ja, ze hebben protocollen die ervoor zorgen dat de processen strak zijn ingeregeld. Maar ze zullen zich nooit verschuilen achter een protocol of contractafspraak.

“Ze denken altijd met je mee en gaan op zoek naar mogelijkheden, naar manieren waarop iets wat niet lijkt te kunnen, toch kan”, zegt Denkers.

Hij vindt het prettig dat de samenwerking op alle niveaus goed is. Zo heeft hij als directeur van Vimexx een warm contact met de relatiemanager bij BIT, en sparren zijn technische collega’s met de techneuten in Ede. “De kern is dat we dezelfde denk- en werkwijze hebben. We pellen technisch complexe problemen af tot de kern om dan op zoek te gaan naar simpele oplossingen”, zegt Denkers. Daar komen soms innovaties uit voort, maar soms ook zulke eenvoudige oplossingen dat ze er zelf versteld van staan.

Moment van de waarheid

De relatie werd op de proef gesteld in 2018, toen BIT een grote stroomstoring had als gevolg van een black building test. Denkers: “Wij waren op dat moment net bezig met het vervangen van onze back-up servers, waardoor sommige klanten tijdelijk een minimale back-up hadden. Door de stroomstoring ging alles even op zwart.” De storing werd snel opgelost, maar 9 minuten zonder stroom had grote consequenties. “De combinatie van de storing en onze back-up werkzaamheden maakte dat het bij sommige klanten wel 48 uur duurde voordat wij onze dienstverlening weer op peil hadden.”

Zoals alle klanten die last hadden van deze stroomstoring ontving Vimexx een non-performance penalty. “Maar wat ik nog belangrijker vond, was dat ze hun testprocedures meteen aanpasten. Een van die aanpassingen is dat ze klanten voortaan informeren over de testen die ze gaan uitvoeren, zodat klanten daar in hun eigen planning rekening mee kunnen houden.

BIT leert dus van fouten en past direct de eigen processen aan. Dat vind ik sterk.”

Geen negen tot vijf-mentaliteit

Tijdens dit moment van de waarheid bleek ook duidelijk dat BIT wars is van een ‘negen tot vijf-mentaliteit’. “Daar heb ik ze nog nooit op kunnen betrappen, maar nu namen ze de term klantgerichtheid wel heel letterlijk. Ze zorgden er zelfs voor dat onze engineers te eten kregen toen ze ’s avonds door werkten om de problemen te verhelpen. Dat creëert natuurlijk meteen een hele hechte band.”

Omgang met energieprijzen

Iets anders waar Denkers erg over te spreken is, is de omgang van BIT met de huidige hoge energieprijzen. “In het verleden maakte ik met andere datacenters wel mee dat er bij prijsstijgingen hooguit een ‘pijnverzachtend’ gesprek plaatsvond. BIT pakt het heel anders aan. Zij belden ons en vroegen: hoe wil je dat we met de prijs omgaan? We kunnen het bedrag vastzetten, maar dan zetten wij er een risicofee voor ons bovenop zodat we niet al te zeer het schip ingaan als de prijzen vanaf nu doorstijgen. Maar je kunt ook per dag betalen, volledig flexibel. Ze zijn bovendien super transparant over de energieprijs die zij betalen en de fee die zij daar bovenop zetten. Die transparantie is kenmerkend voor de manier waarop ze zakendoen. Dat ben ik nog nergens anders op deze manier tegengekomen.”

Zo selecteer je een datacenter

Voor andere partijen die op zoek zijn naar een datacenterprovider, heeft hij nog een goed advies: “Werk niet met een lijst van requirements, want het is heel makkelijk om te zeggen dat je aan bepaalde eisen voldoet. Maak een worst case-scenario en vraag: wat is in deze situatie jullie protocol en hoe lopen de workflows? Als ze daar niet direct een antwoord op hebben, dan weet je dat dat antwoord er ook niet is als het eens mis gaat.”